• Politique générale
• Politique des accessoires
• Politique des inscriptions
• Politique de confidentialité
• Politique des médias
• Politique de la consigne

Général

Si vous n’avez pas le droit de le faire à l’extérieur de l’événement, vous n’avez pas le droit de le faire durant l’événement non plus.

Otakuthon Halloween s’efforce de créer un environnement qui répond aux besoins de la communauté des adeptes de cosplay, d’anime et de jeux vidéo, mais aimerait rappeler qu’il est impératif de se comporter de façon responsable et de respecter les lois. Les personnes qui enfreignent ces règles sont passibles d’expulsion de l’événement sans remboursement, et pourraient être bannies des prochaines éditions d’Otakuthon.

Comportement

Chaque personne est dans l’obligation de se comporter correctement, c’est-à-dire de manière contrôlée, calme et polie.

Chaque personne doit se comporter de manière respectueuse en participant aux événements tenus sur les lieux d’Otakuthon Halloween, ainsi qu’envers le personnel et les représentant·e·s des lieux. Quiconque agit de façon irrespectueuse ou adopte un comportement perturbateur pourrait faire face à une expulsion d’Otakuthon Halloween par le personnel d’Otakuthon ou la sécurité. Aucune violence physique ne sera tolérée. Le non-respect de ce règlement se soldera par une expulsion immédiate ainsi qu’un bannissement à perpétuité de l’événement.

Toute activité considérée comme portant préjudice au déroulement de l’événement ou aux lieux de l’événement, incluant le bruit excessif ou un comportement considéré comme perturbateur, dangereux ou pouvant causer des dommages, entraînera l’expulsion immédiate de l’individu par la sécurité et pourrait entraîner des poursuites judiciaires ou civiles.

Les pointeurs laser, les appareils avec un viseur laser ou tout autre appareil similaire sont interdits, sauf si vous présentez un séminaire, un atelier, une présentation ou une autre activité sanctionnée par Otakuthon Halloween et nécessitant un pointeur laser.

Afin de respecter les droits des personnes qui préfèreraient qu’on ne les dérange pas, les comportements suivants sont jugés inacceptables sans l’accord préalable de la personne à qui ils sont destinés : accolade, « accolade-surprise » (en anglais, « glomping »), tape dans le dos, embrassade ou tout autre contact physique non désiré. Cela comprend également toutes avances non désirées ou tout autre type de comportement semblable considéré comme du harcèlement.

Toute forme de sollicitation de biens, de services et de faveurs sans la permission d’Otakuthon Halloween est interdite et est passible d’expulsion et de bannissement permanent de l’événement.

Bracelets

Les bracelets doivent être portés et visibles en tout temps. Les personnes portant un cosplay peuvent temporairement cacher leur bracelet seulement lors de prises de photos.

Toute personne n’ayant pas leur bracelet affiché correctement peut se voir refuser l’accès aux activités d’Otakuthon Halloween et même se faire escorter à l’extérieur du site.

En tout temps, chaque personne doit avoir à sa portée une pièce d’identité valide avec photo émise par le gouvernement et devra la montrer à la demande du personnel d’Otakuthon Halloween ou à la sécurité. À défaut de présenter la pièce d’identité demandée, vous risquez l’expulsion immédiate du festival et de vous faire confisquer votre bracelet.

Si votre pièce d’identité émise par le gouvernement ne comporte pas de photo, vous pouvez la combiner avec une autre pièce d’identité avec photo. Par exemple, une carte de bibliothèque, une carte scolaire ou une carte Costco.

Participants who had removed their wristband (due to medical reasons or a situation beyond their control) must report it as soon as possible to the Registration Desk at the entrance of the venue to issue a new wristband. Failure to report may result in the removal of the participant from the venue premises until proven otherwise.

Toute personne ayant dû retirer leur bracelet (pour raisons médicales ou une situation hors de leur contrôle) doit le signaler aussi tôt que possible à l’inscription à l’entrée des lieux pour récupérer un nouveau bracelet. Tout défaut de signalement peut entraîner l’expulsion de la personne des lieux jusqu’à preuve du contraire.

Ventes

La vente ou la sollicitation de biens ou de services sur le site de l’événement sans la permission préalable d’Otakuthon Halloween et sans avoir pris de dispositions à cet égard est formellement interdite. Cette règle sera strictement observée. Toute infraction entraînera l’expulsion immédiate des lieux l’événement. Cette règle s’applique sans restriction à quiconque participant au festival, qu’il s’agisse d’invité·e·s, de marchand·e·s ou de membres du public.

Les suivants sont désignés comme les seuls aires de vente autorisés :

• Les marchand·e·s ayant des espaces alloués ont l’autorisation d’y vendre leur marchandise;
• Les artistes ayant des tables allouées ont l’autorisation d’y vendre leur produits;
• Les distributeur·ice·s de nourriture ayant des tables alloués ont l’autorisation d’y vendre de la nourriture et des breuvages;
• Les organisateur·ice·s d’événements ayant reçu l’approbation d’Otakuthon Halloween et la permission de vendre des marchandises peuvent le faire uniquement dans la salle réservée pour leur événement.

Les armes tranchantes ou en métal ne pourront être vendues qu’avec la permission du personnel d’Otakuthon Halloween. Toutes les armes doivent être légales et conformes à la politique des accessoires d’Otakuthon Halloween. Toute arme servant d’accessoire doit être inspectée et approuvée sans délai par le département de la vérification des accessoires. Otakuthon Halloween se réserve le droit d’interdire à toute personne de vendre des armes.

Il est strictement interdit aux marchand·e·s de vendre toute copie d’œuvres sans licence mais avec droit d’auteur. Ceci comprend, sans s’y limiter, la marchandise frauduleuse (« bootlegs »), les sous-titrages sauvages (« fansubs ») et les « versions Hong Kong », incluant vidéocassettes, CD, DVD, Blu-ray, logiciels, objets de collection, vêtements ou œuvres d’art imprimées non produits sous licence par le titulaire original du droit d’auteur, ou toute autre reproduction illégale. Si ce n’est pas visiblement authentique, ne l’apportez pas.

La vente ou l’exposition de matériel explicite à des personnes mineures est strictement interdite.

L’utilisation d’équipement sonore ou lumineux additionnel est permise, à condition de ne pas déranger les autres. Tout appareil qui produit un son ou qui est autrement perturbateur, comme les mégaphones, les sirènes, les lumières stroboscopiques et les klaxons, est interdit. Crier, colporter ou effectuer de la sollicitation agressive aux client·e·s est également interdit.

Les marchand·e·s sont responsables du paiement des taxes et de l’acquisition de tout permis et toute licence applicables à leurs activités.

Seules les œuvres originales créées et vendues par les artistes mêmes peuvent être vendues dans la Place des artistes. La vente de produits commerciaux, comme des vidéocassettes, CD, DVD, Blu-ray, affiches, affiches en tissu et crayons, est interdite, sauf si vous ou le groupe que vous représentez détenez le droit d’auteur ou la licence des produits en question. Il est également interdit de faire de la publicité pour ces produits. Toute infraction mènera à une expulsion des lieux de l’événement.

Les exposant·e·s doivent se conformer aux politiques en vigueur, telles qu’elles sont indiquées dans la trousse des exposant·e·s d’Otakuthon Halloween.

Lieux de l’événement

Collège Ahuntsic

Le Collège Ahuntsic est loué à l’usage d’Otakuthon Halloween. Bien que certaines parties du collège aient été réservées pour Otakuthon Halloween, il reste est un espace public et est soumis à la législation générale sur la sécurité publique.

• Les sorties, escaliers, escaliers roulants et couloirs doivent rester ouverts et libres à la circulation en tout temps; le personnel d’Otakuthon Halloween ou du collège Ahuntsic demandera à quiconque bloquera la libre circulation de se déplacer ou de se disperser;
• Les escaliers, escaliers roulants et ascenseurs doivent être utilisés uniquement à leur fin prévue, et tout usage dangereux ou inapproprié est interdit;
• Les animaux ne sont pas autorisés sur le site, à l’exception des chiens d’assistance dressés pour pallier un handicap;
• Il est interdit de toucher à l’équipement d’Otakuthon Halloween, dont le matériel audiovisuel, les consoles et les ordinateurs, etc., à moins qu’un·e membre du personnel d’Otakuthon Halloween ne vous le demande;
• Il est interdit de toucher les affiches du festival, de coller des choses sur celles-ci, d’écrire sur celles-ci ou de les modifier de toute autre façon;
• L’exposition d’affiches ou l’accrochage d’objets sur les babillards, les murs ou les portes des lieux est formellement interdit et pourrait vous mener à l’expulsion des lieux du festival par la sécurité;
• Si vous désirez une signalisation particulière ou avez d’autres exigences, adressez-vous au kiosque d’information d’Otakuthon Halloween;
• L’usage de tout type de patins à roues alignées, de patins à roulettes, de planches à roulettes, de planche gyroscopique (« Hoverboard ») ou de tout autre accessoire similaire sur les lieux est strictement interdit;
• Les drones sont interdits sur les lieux du festival.

Costumes, accessoires et code vestimentaire

Le cosplay est fortement encouragé, mais quelques restrictions s’appliquent :

• Il est obligatoire de chausser ses pieds. Ne venez pas pieds nus. Les chaussures doivent au moins couvrir la plante du pied et être suffisamment dures pour que le pied n’entre pas en contact avec le sol.
• Les costumes considérés comme indécents et révélateurs (le principe du « pas de costume n’est pas un costume ») ainsi que tout autre déguisement ou accessoire qui pourrait être offensant ou inacceptable selon les normes de la communauté d’Otakuthon sont interdits. Une personne dont le costume ou l’accessoire ne répond pas à ces exigences pourrait se voir demander de se changer ou de quitter les lieux.
• Tout gros accessoire ou accessoire ressemblant à une arme (incluant fusils, épées, lances, fouets et arcs) doit passer par le comptoir de Vérification des accessoires, et être vérifié, approuvé et marqué par le département de la Vérification des accessoires d’Otakuthon Halloween afin de s’assurer qu’il est sécuritaire. Tout manque à cette obligation ou infraction répétée peut entraîner l’expulsion du festival sans remboursement. (Voir la section Politique sur les accessoires pour plus de détails.)
• Les armures ne doivent pas être dotées de pointes, ou d’autres articles similaires, dont la longueur dépasse 10 cm. Les pointes et autres articles similaires doivent également être faits d’un matériau mou.

Si vous avez des questions à propos de ces règlements, écrivez-nous à weapons@otakuthon.com.

Politique sur les accessoires

Consultez notre Politique sur les accessoires pour de plus amples renseignements.

Vous êtes responsable de votre conduite et du maniement de vos accessoires. Otakuthon Halloween et les lieux de l’événement ne seront pas tenus responsables des dommages causés par votre accessoire ou le maniement incorrect de celui-ci. Vous devrez indemniser et dégager Otakuthon et les lieux de l’événement de toute responsabilité en lien avec de tels dommages.

Prise de photo et enregistrement vidéo

Conseil : demandez toujours la permission de la personne avant de la prendre en photo ou de la filmer.

• Assurez-vous de ne pas gêner la circulation. Le matériel photographique ne doit pas bloquer le chemin;
• La prise de photo et l’enregistrement vidéo pourrait être permis durant les ateliers et les panels. En cas de doute, demandez d’abord la permission au personnel d’Otakuthon Halloween.
• L’utilisation d’appareil photo dans les salles de visionnement est interdite;
• La prise de photo de la marchandise est interdite;
• Otakuthon Halloween se réserve le droit d’interdire la prise de photo et l’enregistrement vidéo de tout lieu ou événement;
• Le personnel peut visionner et demander d’effacer toute photographie ou tout enregistrement vidéo non autorisé.

Alcool, drogue et tabac

Otakuthon Halloween est un événement sans alcool, drogue, ni tabac, et le Collège Ahuntsic est un lieu sans fumée. Bien que nous ne contrôlions pas ce que les gens font à l’extérieur des lieux, toute personne qui sera trouvée en état d’intoxication sur les lieux de l’événement devra immédiatement quitter ou être escortée à l’extérieur de l’établissement. La répétition de cette infraction pourrait entraîner une interdiction définitive d’accès à l’événement.

L’utilisation de la cigarette électronique ou tout autre appareil de consommation de nicotine (vapotage) est interdite de la même façon que les cigarettes régulières et ne sera pas permise sur les lieux.

Toute personne en possession d’alcool ou de cannabis sera escortée hors des lieux de l’événement.

Tout refus de quitter les lieux peut mener à une saisie des substances par la sécurité du Collège Ahuntsic.

Boisson et nourriture

La consommation de nourriture et de boisson sur les lieux est permise à la discrétion du personnel d’Otakuthon Halloween.

• Il est fortement suggéré d’utiliser le magasin Kombini et les distributeur·ice·s de nourriture ou les aires de repos avec tables et chaises pour boire et manger.
• La consommation de nourriture et de breuvage sur le site est un privilège et non un droit. Les participant·e·s sont tenu·e·s de prendre les mesures nécessaires afin de garder un environnement propre et de jeter tout reste de nourriture ou de boisson (incluant les emballages) lorsque terminé.
• Les personnes causant des dommages ou abusant des privilèges liés à la boisson et à la nourriture pourraient être expulsées sans préavis des lieux.
• Otakuthon Halloween vous encourage à bien vous hydrater en apportant votre bouteille d’eau et en profitant des stations de remplissage d’eau.
• À noter que seules les bouteilles d’eau sont permises dans les salles d’événements et les salles de jeux (dont les salles de visionnement, de panels et de jeux interactifs).

Respect de la vie privée

En participant au festival, vous consentez à ce qu’Otakuthon Halloween utilise de manière électronique ou sur papier votre nom, une photo ou un enregistrement audio ou vidéo de vous, ainsi que le nom et le logo de votre compagnie, groupe ou autre organisation (comme un cercle de cosplay, une équipe ou un club) aux fins de promotion, documentation ou archivage. Toute information supplémentaire ne sera divulguée que pour des raisons d’ordre juridique, aux tierces parties agissant au nom d’Otakuthon Halloween, ou sera utilisée de façon anonyme.

Responsabilité

La responsabilité d’Otakuthon Halloween envers les participant·e·s pour tout dommage ou perte causée par Otakuthon Halloween, son personnel ou ayant droit, ne dépasse pas les frais d’inscription.

Les participant·e·s s’engagent à indemniser et à dégager de toute responsabilité Otakuthon Halloween et son personnel ou ayant droit contre les dommages et pertes subis par une tierce personne dont les participant·e·s sont responsables d’une quelconque façon.

Anciennement intitulée la Politique des « armes ».

Pour la sécurité du public et pour se conformer aux lois locales, nous appliquerons rigoureusement la politique suivante concernant les accessoires. Vous êtes tenu·e de la lire et de la respecter dans son entièreté, à défaut de quoi vous pourriez perdre votre accès à l’événement.

Certaines exemptions pourraient être accordées de façon exceptionnelle lors d’événements spéciaux. Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans la section des exemptions.

Remarque : tout objet ou dispositif ayant le potentiel d’intimider, de blesser ou de menacer autrui est visé par cette politique.

Horaire de vérification des accessoires

La vérification des accessoires est ouverte de 16:00 à 23:00.

Enregistrer un accessoire

Voici les instructions à suivre si vous avez un tel accessoire.

1. Récupérez d’abord votre bracelet à l’inscription.
2. Dirigez-vous ensuite vers le comptoir de vérification des accessoires pour que votre accessoire soit identifié et approuvé. Si un accessoire est refusé, vous pouvez soit le laisser en consigne au comptoir de vérification des accessoires, soit retourner à la maison le ranger.
3. Entrez par les points d’accès de l’événement, en montrant clairement les identifications apposées au personnel de contrôle des entrées.

Laisser son accessoire au comptoir de vérification des accessoires

Otakuthon Halloween n’est pas responsable de tout dommage ou perte d’accessoires laissés au comptoir de vérification des accessoires.

Vous pourriez devoir laisser votre accessoire au comptoir de vérification des accessoires dans diverses circonstances, notamment :

• Si le personnel de vérification des accessoires l’a refusé;
• Si l’accessoire a été approuvé, mais a été utilisé de façon dangereuse;

Que faire dans ce cas?

Nous vous remettrons un numéro pour la récupération et ajouterons l’information pertinente à votre dossier.

Vous devrez le récupérer avant la fermeture du comptoir de vérification des accessoires.

Remarque : Les heures d’ouverture et de fermeture du comptoir de vérification des accessoires peuvent différer de celles de l’événement.

Si un accessoire n’est pas récupéré avant l’heure de fermeture, ledit accessoire sera considéré comme oublié et sera déplacé au bureau d’Otakuthon et y sera conservé pendant une courte période de temps avant d’être jeté.

Sur le site du festival

Comportement

Nous nous attendons à ce que vous…

• fassiez preuve de respect envers la sécurité et la tranquillité d’esprit des autres personnes participant à l’événement ainsi que du personnel d’Otakuthon Halloween
• offriez votre pleine collaboration, lorsque sollicitée, par le personnel de l’événement.
• gardiez vos armes rengainées ou accrochées sur vous lorsque vous n’êtes pas en séance de photographie.
• ne vous engagiez pas dans des jeux brutaux ou des bousculades (peu importe la nature, que les participant·e·s y aient consenti ou non).

Restrictions générales concernant les accessoires

Tous les accessoires doivent suivre les restrictions générales ci-dessous, en plus des restrictions détaillées applicables.

• Aucune arme légalement interdite par la législation canadienne;
• Aucune arme à feu;
• Aucune réplique d’arme à feu;
• Aucun véritable projectile, peu importe de quel type;
• Aucun objet en verre;
• Aucune arme en métal — mais la présence de métal dans la construction peut être acceptée au cas par cas;
• Aucun accessoire excessivement tranchant ou pointu;
• Aucun dispositif volant;
• Aucun dispositif fumigène;
• Aucun explosif.

Bien qu’il n’y ait aucune restriction quant au poids, à la taille ou à la forme, nous nous réservons le droit d’évaluer chaque article lourd ou volumineux au cas par cas.

Otakuthon Halloween se réserve le droit d’interdire à tout moment un objet jugé dangereux.

Restrictions détaillées concernant les accessoires

Projectiles

• Les imitations de projectiles sont permises. Les projectiles opérationnels, eux, ne sont pas autorisés.
• Les projectiles doivent être transportés dans un carquois ou un étui.
• L’extrémité des flèches et des articles similaires doit être faite d’un matériau mou, comme de la mousse. Le bois et le métal sont interdits.
• Tous les projectiles doivent être faits de matériaux légers.

Dispositifs à projectiles (armes à feu, arbalètes, etc.)

• Il est interdit de projeter tout projectile, comme des liquides ou capsules, sur le site du festival.
• Les arcs sont acceptés, pourvu que la corde soit détachée ou qu’elle soit faite d’un matériau qui ne permet pas de projeter quoi que ce soit.
• Les arbalètes à main sont interdites.
• Les armes à feu réelles sont interdites en tout temps.
• Les armes fonctionnelles ou non de type « Airsoft », à balles de peinture, à air comprimé, à plomb et à balles BB sont interdites en tout temps.
• Les imitations d’armes à feu ne doivent pas être faites en métal.

Concernant les accessoires de type armes à feu, le personnel concerné procédera à des évaluations au cas par cas.

Un embout orange non détachable de 6 mm est requis en tout temps sur chaque fusil ou arme à feu ressemblant à une arme à feu contemporaine.

Les seules exceptions sont pour les armes à feu historiques ou armes à feu manifestement fantastiques.

Armes à feu historiques (par exemple avec rouet, avec platine à silex ou à mèche)

• (Définition) Toute arme à feu fabriquée avant 1898 n’ayant pas été conçue pour décharger des cartouches à percussion annulaire ou centrale et qui n’a pas été modifiée pour le faire.
• Les véritables armes à feu historiques sont interdites.
• Les imitations d’armes à feu historiques peuvent ressembler aux vraies, mais ne doivent d’aucune façon être capables de décharger des projectiles.

Fusils comme accessoires

• Toute ressemblance exacte ou très similaire aux armes à feu contemporaines est interdite.
• Les foudroyeurs « Nerf », les fusils à eau et les fusils-jouets de ce type sont acceptés, tant que vous ne portez pas de projectiles sur vous et que vous n’en tirez pas sur le site du festival.
• Les fusils sont permis à titre d’accessoires.
• Les fusils comme accessoires doivent être incapables de projeter des projectiles. Par exemple : canon bouché, aucune gâchette…
• Les fusils seront évalués sur leur forme, couleur, taille, matériel, etc.

Épées, lames, couteaux et autres armes de combat rapproché

• Toutes les armes de combat rapproché en métal, qu’elles soient émoussées ou non, sont interdites.
• Les armes contondantes ou lourdes, comme les bâtons de baseball ou de hockey, sont interdites à moins d’être faites d’un matériau léger.
• Les chaînes de métal et objets de ce type sont interdites.
• Les armes de combat rapproché (comme les épées, bâtons magiques et sabres laser) ainsi que les boucliers faits de mousse ou d’un autre matériau léger sont autorisés.
• Les coups-de-poing américains sont interdits à moins d’être faits d’un matériau léger tel que de la mousse.
• Les épées de bois doivent être faites de bois léger et cassable, moyennant une approbation au cas par cas.

Autres

• Les drones sont interdits sur le site.
• Les lasers sont interdits.

Exemptions

Certaines restrictions peuvent être levées.

Une exemption n’est valide que pour l’événement faisant l’objet d’une approbation et auquel l’accessoire est destiné. Vous devez la ranger sans tarder après l’événement, sous peine de vous faire escorter hors des lieux.

Toutes les demandes doivent passer par la direction concernée, qui communiquera ensuite avec le département de vérification des accessoires.

Toutes les approbations sont faites au cas par cas.

Communiquez avec nous

Si vous avez une question ou des commentaires, veuillez contacter le département de la Vérification des accessoires d’Otakuthon Halloween (weapons@otakuthon.com). Bien que celui-ci puisse offrir des conseils quant à la validité des accessoires, le personnel sur place se réserve le droit de reclasser n’importe quel accessoire, peu importe l’information fournie avant le festival.

Otakuthon Halloween se réserve le droit de confisquer un accessoire pour la durée de l’événement ou de vous escorter hors du site et de vous interdire d’y revenir avec votre accessoire. La désobéissance aggravée ou répétitive de la Politique peut entraîner votre exclusion définitive de l’événement, sans remboursement.

Veuillez prendre un moment pour lire les Règlements et politiques de l’événement. En vous inscrivant, vous acceptez de vous conformer aux règlements et politiques d’Otakuthon. Le non-respect de ceux-ci pourrait entraîner une expulsion immédiate des lieux sans remboursement.

Pour plus d’informations ou pour toute question, veuillez envoyer un courriel à halloweenreg@otakuthon.com.

1. Politique de remboursement, de mise à jour, de correction ou de modification

Toutes les inscriptions sont non remboursables.

Les bracelets sont attribués à chaque participant·e individuellement et ne peuvent être ni partagés, ni transférés, ni revendus.

Une fois l’inscription terminée, aucune information ne peut être modifiée.

Si certaines informations doivent être corrigées en raison d’une erreur typographique, veuillez envoyer un courriel à halloweenreg@otakuthon.com.

2. Coût et paiement

Pour réserver votre place à l’événement, le paiement complet doit être reçu avant la date limite d’inscription. Les inscriptions ne sont confirmées qu’une fois le paiement effectué.

Veuillez noter que les places sont limitées. Si l’événement atteint sa capacité maximale avant la réception de votre paiement, votre inscription sera refusée.

3. Récupération des bracelets

Les bracelets doivent être récupérés en personne pendant les heures d’inscription à l’événement, au Collège Ahuntsic, à l’endroit prévu à cet effet. La procuration n’est pas autorisée. Une pièce d’identité valide avec photo, émise par le gouvernement et correspondant au nom de l’inscription, est requise à l’enregistrement.

Pour récupérer votre bracelet, vous devez apporter :

• une copie imprimée ou numérique de votre confirmation d’inscription
• une ou plusieurs pièces d’identité valides avec photo.

La pièce d’identité doit contenir toutes les informations suivantes :

• Nom de famille complet,
• Prénom complet,
• Date de naissance,
• Photo.

Exemples de pièces d’identité acceptées : permis de conduire, carte d’assurance maladie, passeport, carte de citoyenneté. Veuillez noter que la carte d’étudiant·e et les cartes OPUS à tarif réduit ne sont pas acceptées comme seules preuves d’identité.

Veuillez vous assurer que les informations fournies dans le système d’inscription correspondent exactement à celles figurant sur la pièce d’identité valide avec photo présentée pour la récupération du bracelet.

* Le personnel se réserve le droit de refuser les bracelets aux personnes dont les informations fournies ne correspondent pas à la pièce d’identité fournie.

4. Inscription des enfants

4.1 Enfants de 6 ans et moins

L’entrée est gratuite pour les enfants de 6 ans et moins (nés le 1 novembre 2018 ou après). Règles importantes :

• Les enfants doivent être accompagnés en tout temps par un parent ou un·e gardien·ne âgé·e d’au moins 18 ans.
• Une pièce d’identité valide émise par le gouvernement (telle qu’une carte d’assurance maladie ou un passeport) peut être exigée comme preuve d’âge.

4.2 Enfants de 7 à 13 ans

Les enfants de 7 à 13 ans (nés entre le 31 octobre 2011 et le 31 octobre 2018) doivent être inscrits par une personne ayant l’autorité parentale, un·e tuteur·ice légal·e ou un·e gardien·ne ayant leur consentement.

Règles importantes :

• Les enfants doivent être accompagnés en tout temps par un parent ou un·e gardien·ne âgé·e d’au moins 18 ans.
• Tout enfant doit être inscrit dans le même groupe que l’adulte qui l’accompagne.
• Une pièce d’identité valide (comme une carte d’assurance maladie ou un passeport) est requise comme preuve d’âge.

Le personnel et les bénévoles du festival Otakuthon ne sont pas responsables de la garde d’un enfant. La personne gardienne reste l’unique responsable de la garde de l’enfant sous sa supervision.

5. Politique sur le port des bracelets

• Les bracelets doivent être portés fermement autour du poignet pendant toute la durée de l’événement. Ils doivent être confortables, mais suffisamment serrés pour ne pas pouvoir décrocher ou être retirés sans être coupés.
• Si le bracelet ne peut être porté autour du poignet dû au costume ou autre limitations, veuillez informer le personnel à l’enregistrement. Un autre emplacement visible pourra être approuvé à leur discrétion.
• Les bracelets doivent rester intacts et non retirés pendant toute la durée de l’événement. Toute altération, coupure ou tentative de rattachement d’un bracelet le rendra invalide.
• Il vous faut en tout temps garder une pièce d’identité avec photo valide. Vous devez la présenter sur demande des membres du personnel d’Otakuthon ou des services de sécurité des lieux, le refus de coopérer pourrait entraîner votre expulsion des lieux.
• Les bracelets perdus ne seront pas remplacés.

6. Exactitude des informations

• Il faut fournir des renseignements exacts et complets lors de l’inscription.
• Ces renseignements doivent correspondre aux informations figurant sur la pièce d’identité avec photo valide présentée lors de la récupération du bracelet.
• Le personnel se réserve le droit de refuser la remise des bracelets aux personnes dont les informations à l’inscription ne correspondent pas à la pièce d’identité avec photo valide fournie.
• Otakuthon ne sera pas tenu responsable si un·e participant·e ne peut être contacté·e à l’aide des informations fournies lors de l’inscription.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR : 30 MARS 2025

INTRODUCTION

La Société Culturelle Otakuthon (« Nous », « Notre ») s’engage à respecter la vie privée des personnes avec lesquelles nous interagissons et à protéger leurs informations personnelles. Il est important de faire preuve de transparence et de vous informer sur la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels, conformément aux lois provinciales et fédérales applicables. Nous souhaitons également que vous connaissiez les options qui s’offrent à vous et la manière dont vous pouvez exercer vos droits en matière de protection de vos informations personnelles.

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans la présente politique, « informations personnelles » désigne toute information sur une personne qui peut être utilisée pour identifier cette personne, seule ou en combinaison avec d’autres informations, telles que le nom, les coordonnées, la date de naissance, le numéro de carte de crédit, etc. Ceci peut également inclure des informations plus techniques, telles que l’adresse IP, les paramètres du navigateur Web et l’identifiant unique d’un appareil, mais uniquement lorsque ces informations peuvent être utilisées pour vous identifier en tant qu’individu. Les informations rendues anonymes et qui ne peuvent être associées à une personne ne sont pas considérées comme des informations personnelles s’il est raisonnable de prévoir dans le contexte que ces informations ne permettent plus, de manière irréversible, d’identifier une personne directement ou indirectement.

Les informations personnelles sont collectées à des fins comprenant sans s’y limiter :

• Fournir nos services;
• Traiter des transactions;
• Gérer votre compte;
• Améliorer nos activités et nos services;
• Gérer nos activités marketing, telles que l’envoi de messages marketing et promotionnels, sous réserve de votre consentement si nécessaire;
• Traiter les candidatures à des postes, les partenariats et autres candidatures similaires;
• Analyser des données;
• Améliorer notre site Web;
• Nous conformer à des obligations légales et réglementaires.

La collecte est effectuée de plusieurs manières, comprenant sans s’y limiter, les visites sur notre site Web, l’utilisation de nos services, les transactions et les interactions avec notre service à la clientèle. Les types d’informations personnelles collectées peuvent inclure :

• Identifiants, notamment vos nom et prénom, date de naissance et genre;
• Coordonnées (par exemple, courriel, numéro de téléphone);
• Numéros d’identification;
• Information financière telle que les informations de carte de débit ou crédit (numéro de carte, date d’expiration, code de sécurité), adresses de facturation et d’expédition, historique d’achat;
• Informations liées à l’activité en ligne, y compris les adresses IP, les préférences linguistiques, les témoins ou les paramètres de technologies similaires;
• Information de réseaux sociaux ou médias sociaux, quand vous interagissez avec notre contenu à travers nos médias sociaux ou plateformes similaires (par exemple, photo de profil, « j’aime », intérêts, informations démographiques, etc.);
• Photos, vidéos ou autres informations enregistrées durant le festival;
• Toute information nous étant fournie directement quand vous communiquez avec nous via le site Web d’Otakuthon;
• Toute autre information en lien avec nos services tels que les passeports, visa ou permis de travail, informations de compte bancaire, numéros d’identification fiscale, curriculum vitae, lettres de motivation, préférences salariales ou tarifaires, en relation, par exemple, avec tout service professionnel ou partenariat avec Otakuthon.

PARTAGE DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Otakuthon peut être amené à partager vos informations personnelles avec les personnes suivantes ou avec d’autres personnes lorsque permis ou requis par la loi. Afin de vous offrir un meilleur service, nous pouvons également partager vos informations personnelles avec d’autres tiers.

• Nos sociétés et organisations affiliées, lorsque nécessaire et aux fins détaillées ci-haut;
• Notre personnel, lorsque l’accès à cette information est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions;
• Nos prestataires de service, lorsque la communication de cette information est nécessaire pour l’exécution d’un mandat ou d’un contrat qui leur est confié. Nous engageons des prestataires de services, entre autres, pour planifier nos opérations commerciales et gérer nos activités; participer au développement, à la production et à l’exploitation de nos spectacles et productions audiovisuelles; fournir, exploiter et entretenir nos systèmes et services informatiques, y compris le présent site Web; pour vous fournir nos services; traiter les transactions et les paiements associés; gérer les candidatures à des postes; pour l’hébergement de données; pour l’archivage;
• Nos partenaires commerciaux, dans le cadre de la production de nos événements et productions audiovisuelles ou à des fins de marketing. Otakuthon n’a aucun contrôle et n’est pas responsable des pratiques de traitement des informations de ces parties;
• Avec d’autres personnes, notamment : quand la loi requiert que nous divulguions des informations personnelles ou qu’elle nous y autorise; lorsque nous déterminons que la divulgation d’informations spécifiques est nécessaire pour répondre à une demande émanant d’un organisme d’application de la loi ou de réglementation ou d’autre procédure judiciaire; pour appliquer nos politiques, ou pour enquêter, prévenir et prendre des mesures concernant des activités illégales; pour protéger les droits ou la propriété d’Otakuthon; ou lorsque cela est nécessaire pour protéger nos entités ou organisations affiliées, notre personnel ou autres.

PROTECTION DES INFORMATIONS PERSONNELLES DES ENFANTS

Notre site web est destiné au grand public, incluant les enfants de plus de 7 ans.

Les enfants de plus de 14 ans (nés avant le 8 Août 2011) peuvent s’inscrire seuls.

Les enfants entre les âges de 7 et 14 ans (nés entre le 8 Août 2011 et le 8 Août 2018, inclusivement) doivent être inscrits par une personne ayant l’autorité parentale ou une personne à charge.

Les enfants de moins de 7 ans (nés après le 8 août 2018) n’ont pas besoin de s’inscrire.

Les informations personnelles seront donc collectées en conséquence dans le cadre de la loi.

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PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous appliquerons des mesures et contrôles appropriés pour protéger vos informations personnelles. Ces mesures incluent, mais sans s’y limiter, restreindre l’accès physique à nos locaux et fichiers, restreindre l’accès à vos informations personnelles uniquement à qui en a besoin pour exercer ses fonctions, restreindre l’accès non autorisé, la divulgation et la mauvaise gestion de vos informations personnelles sous notre garde et notre contrôle, archiver nos documents auprès de tiers fiables, hors site, dans des installations sécurisées et utiliser des pare-feux, des mots de passe et le chiffrement des fichiers pour des activités hors ligne.

Nous appliquerons des politiques et pratiques internes pour assurer la protection de votre information personnelle, incluant :

• Désigner une personne responsable de la protection de la vie privée, chargée d’assurer le respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée;
• Implanter des politiques et procédures qui déterminent les rôles et les responsabilités de notre personnel à travers le cycle de vie de l’information personnelle, limiter l’accès aux renseignements personnels en fonction du « besoin de connaître » et régir la rétention et la destruction des renseignements personnels;
• Appliquer une procédure pour le traitement des plaintes et questions en lien avec la confidentialité, incluant les incidents de confidentialité concernant de l’information personnelle;
• Si l’information est collectée ou entreposée sous format électronique, appliquer des mesures de sécurité techniques telles que le chiffrement, un pare-feu, un logiciel antivirus et d’autres mesures similaires;
• Appliquer des protections contractuelles et d’autres mesures pour assurer que les prestataires de service avec qui nous partageons de l’information personnelle maintiennent des protections et des normes de sécurités adéquates. Par exemple, nous exigeons généralement de nos prestataires de service de limiter leur utilisation et rétention de l’information personnelle à ce qui est nécessaire afin de fournir leurs services et de nous informer en cas d’incident réel ou soupçonné de violation de la confidentialité.

Notre but est de prévenir les accès non autorisés, la perte, l’usage inapproprié, le partage ou la modification d’information personnelle en notre possession. Nous utilisons également des mesures de protection lorsque nous supprimons ou détruisons vos informations personnelles.

STOCKAGE DE L’INFORMATION PERSONNELLE

Nous nous efforçons d’entreposer vos informations personnelles au Québec ou, lorsque ce n’est pas possible, en Amérique du Nord. L’information entreposée sur les serveurs de nos fournisseurs de services localisés à l’extérieur du Canada pourrait donc être soumise aux lois de ces pays, incluant toute loi autorisant l’accès par des autorités gouvernementales. Le cas échéant, sous réserve de ces lois étrangères, nous maintiendrons, au mieux de nos capacités, une protection de vos informations personnelles au moins équivalente à celles qui s’appliquent au Québec.

VOTRE INFORMATION PERSONNELLE EST STOCKÉE PENDANT COMBIEN DE TEMPS?

Vous avez le droit à la portabilité des données et le droit de demander la suppression de vos informations personnelles, sous réserve de certaines contraintes juridiques et opérationnelles.

Nous conserverons vos informations personnelles uniquement aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire pour la réalisation des objectifs indiqués ci-dessus ou tel que permis ou requis par la loi. Lorsqu’il ne sera plus nécessaire ou requis de le faire, votre information personnelle sera détruite ou anonymisée conformément aux lois applicables.

CONSENTEMENT, ACCÈS, RETRAIT DU CONSENTEMENT, RECTIFICATION ET AUTRES DEMANDES

Lorsque vous visionnez notre site Web, vous consentez à la collecte, l’usage et la divulgation de vos informations personnelles aux fins identifiées ci-dessus.

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Sous réserve de toute restriction légale applicable, vous avez le droit d’accéder à l’information personnelle que nous détenons à votre sujet et de demander une rectification de toute donnée inexacte ou incomplète.

Pour retirer votre consentement, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les informations de contact de la section « Contactez-nous » ci-dessous.

MISES À JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre pour refléter des changements dans nos pratiques ou obligations légales. Nous vous informerons de tout changement important et solliciterons votre consentement lorsque la loi l’exige.

La « Date d’entrée en vigueur » au début de cette politique indique la date à laquelle celle-ci a été mise à jour pour la dernière fois.

CONTACTEZ-NOUS

Si vous avez des questions à propos de cette politique de confidentialité ou de vos droits, merci de contacter notre responsable de la confidentialité à l’adresse : privacy@otakuthon.com.

Cette politique de confidentialité est en vigueur à compter du 30 mars 2025.

Quiconque détient un bracelet média lors du Party d’Halloween Otakuthon doit suivre les Règlements et politiques de l’événement.

Conduite des médias

Les bracelets média sont remis aux membres des médias et aux créateur·ice·s de contenu pour faciliter leur travail de diffusion d’information sur l’événement. Quiconque représente un média doit se comporter de manière professionnelle et courtoise envers le personnel, les entrepreneur·euse·s et les membres du public du Party d’Halloween Otakuthon en tout temps.

Chaque membre de notre public a payé pour profiter de sa soirée en paix et a le droit de refuser de se faire filmer ou intervi. Les entrevues et les tournages doivent se faire en perturbant le moins possible la circulation et les activités environnantes.

Les représentant·e·s des médias sont autorisé·e·s à entrer dans les espaces d’événement en tant qu’observateur·trice·s seulement. Tout·e représentant·e des médias jugé·e comme étant perturbateur·trice devra quitter les lieux si le coordinateur ou la coordinatrice de l’événement le demande.

L’accès aux privilèges médias est à la discrétion d’Otakuthon et peut être révoqué à tout moment en cas de violation des politiques de l’événement ou des directives pour les médias. Tout·e représentant·e des médias dont les privilèges ont été révoqués devra remettre son bracelet média et quitter l’espace de l’événement.

Les bracelets médias seront disponibles au comptoir des médias pendant ses heures d’ouverture. Votre carte d’identité avec photo sera exigée. Les bracelets sont incessibles et doivent être portés en tout temps pour assurer l’accès aux espaces d’événement et aux zones d’accès pour les médias.

En récupérant leur bracelet média, les représentant·e·s des médias acceptent de se conformer aux règlements et politiques de l’événement, ainsi qu’aux directives pour les médias. Le non-respect de ces règles pourrait entraîner la perte des privilèges médias et/ou l’expulsion de l’événement.

Photographie, vidéographie et enregistrement audio

Actions permises :

• Photographier, filmer et enregistrer dans toutes les zones communes de l’événement.

Actions interdites :

• Prendre des photos avec flash pendant tout événement.
• Enregistrer des projections vidéo.

Veuillez respecter les souhaits de nos participant·e·s et de nos entrepreneur·euse·s s’il·elle·s refusent d’être photographié·e·s ou filmé·e·s.

Tarif : 3 $ par article.

• Chaque article peut être réenregistré gratuitement jusqu’à deux fois pendant l’événement.
• À partir du troisième accès, il y aura des frais supplémentaires d’1 $ chaque fois pour réenregistrer l’article à la Consigne.

Politique de la consigne

• Quiconque utilise la Consigne recevra un billet numéroté comme preuve de consignation de ses articles. Présentez ce billet pour les récupérer. Sans ce billet, nous ne pourrons pas vous remettre les articles consignés, et vous devrez contacter le service des objets perdus au halloweeninfo@otakuthon.com.
• Vous pouvez faire récupérer vos articles par procuration avec le billet numéroté.
• Rangez les articles en vrac dans un sac, qui comptera comme un seul article consigné.
• Vous pouvez confier vos articles volumineux, comme des accessoires ou des armes. La Vérification des accessoires doit toutefois les avoir approuvés au préalable.
• Nous n’accepterons pas les articles jugés dangereux, comme des lames sans étui ou des objets tranchants ou pointus.
• Remettre des objets de valeur à la consigne est fortement déconseillé. Otakuthon n’est pas responsable des objets perdus ou endommagés.
• La Société Culturelle Otakuthon se réserve le droit de refuser l’enregistrement de tout sac ou objet en tout temps.